الأدلةالتقويم
ماذا يراجع مدير مكتب المحاماة كل أسبوع؟ سبعة أرقام تكفي
نُشر في 7 سبتمبر 202625 ربيع الأول 1448 هـ4 دقائق للقراءة
الخلاصة
لا تحتاج إلى لوحة مؤشرات بعشرين رسمًا. مراجعة من عشر دقائق صباح الأحد تكفي إذا نظرت إلى سبعة أرقام: جلسات هذا الأسبوع، والمهل التي تنتهي خلال أسبوعين، والمهام المتأخرة، والقضايا التي لم تتحرك منذ 30 يومًا، والقضايا النشطة لكل محام، والقضايا الجديدة والمقفلة هذا الشهر، وجلسات الأسبوع الماضي التي لم تُسجل نتيجتها. كل رقم منها يقود إلى فعل، لا إلى تقرير.
لماذا الأحد، ولماذا عشر دقائق؟
الأسبوع في السعودية يبدأ الأحد، والجلسة التي ستفوت هذا الأسبوع تفوت قبل الخميس. المراجعة الأسبوعية ليست تقييمًا للأداء بل بحثًا عن الشيء المنسي وهو لا يزال قابلًا للإصلاح. لذلك هي قصيرة، ومن النظام مباشرة لا من ملف يجهزه المساعد ليلة الخميس، لأن الرقم الذي يُجمع يدويًا يتأخر أسبوعًا ويخطئ.
الأرقام السبعة
- 01
جلسات هذا الأسبوع
كم جلسة، ومن يحضر كلًا منها، وما الذي يجب تجهيزه لها. جلستان في محكمتين في الساعة نفسها لمحام واحد تظهر هنا قبل أن تظهر في المحكمة.
- 02
المهل التي تنتهي خلال 14 يومًا
اعتراض بالاستئناف، أو طلب نقض، أو رد على أمر تنفيذ. الأسبوعان يمنحان وقتًا لكتابة اللائحة، والأسبوع الواحد لا.
- 03
المهام المتأخرة، بحسب المحامي
لا مجموع المهام المتأخرة، بل لمن. عشر مهام متأخرة على محام واحد تعني إعادة توزيع، لا تذكيرًا.
- 04
القضايا الساكنة منذ 30 يومًا
قضية نشطة بلا جلسة ولا مهمة ولا مستند منذ شهر. إما أن ينتظر فيها أمرًا من المحكمة فتُسجل ملاحظة، أو أنها نُسيت.
- 05
القضايا النشطة لكل محام
العدد وحده لا يكفي، لكن الفرق بين عشرين قضية لمحام وست لآخر يستحق سؤالًا. اقرأه مع عدد جلسات كل منهم هذا الشهر.
- 06
الجديدة والمقفلة هذا الشهر
إن كانت القضايا التي تُفتح أكثر مما يُقفل شهرًا بعد شهر، فالمكتب يتراكم عليه عمل لا يراه أحد إلا حين يُفقد موعد.
- 07
جلسات الأسبوع الماضي بلا نتيجة مسجلة
جلسة انعقدت ولم يُكتب فيها ما جرى ولا الموعد القادم. هذا رقم انضباط: إن لم يكن صفرًا، فالنظام لا يعرف ما تعرفه المحكمة.
الاجتماع نفسه
- 1دقيقتان: جلسات الأسبوع على الشاشة، ولكل جلسة اسم من يحضر. لا يخرج أحد قبل أن يكون لكل جلسة اسم.
- 2دقيقتان: المهل خلال أسبوعين، ولكل مهلة من يكتب ومتى يسلم للمراجعة.
- 3دقيقتان: المتأخر بحسب المحامي، ويُنقل ما يجب نقله الآن.
- 4دقيقتان: القضايا الساكنة، ولكل واحدة إما ملاحظة تفسر السكون أو مهمة تحركها.
- 5دقيقتان: جلسات الأسبوع الماضي دون نتيجة، وتُسجل في الاجتماع نفسه لا بعده.
ما زاد عن ذلك يُؤجل إلى اجتماع الشهر. المراجعة الأسبوعية التي تطول تُلغى بعد شهرين.
ما الذي لا يستحق وقتك أسبوعيًا؟
- نسب الإنجاز والمتوسطات: متوسط مدة القضية لا يتغير في أسبوع، ولا يقود إلى فعل يوم الأحد.
- توزيع القضايا بحسب النوع: مفيد لقرار التوظيف، لا لقرار هذا الأسبوع.
- مقارنة المحامين بعدد القضايا وحده: تعاقب من يحمل القضايا الثقيلة وتكافئ من يحمل الخفيفة.
شهريًا وربع سنويًا
| متى | ما يُراجع | القرار الذي يخدمه |
|---|---|---|
| كل شهر | القضايا بحسب النوع والحالة، ومعدل الإقفال، ومتوسط المدة | هل نقبل هذا النوع من القضايا؟ وأين يتأخر المكتب؟ |
| كل ربع | حمل كل محام على ثلاثة أشهر، وتركز العملاء (كم من العمل من عميل واحد) | التوظيف، وإعادة التوزيع، وخطر الاعتماد على عميل |
| كل سنة | الأرشيف: القضايا المقفلة التي تحتاج إلى أرشفة مستنداتها وتأكيد إقفالها | الفحص القادم لتعارض المصالح يعتمد على ما بقي هنا |
أسئلة شائعة
- هل أحتاج إلى نظام لهذه الأرقام؟
- مع عشر قضايا يكفي جدول. مع خمسين قضية وثلاثة محامين، الرقم الذي يُجمع يدويًا يوم الخميس يكون قديمًا يوم الأحد، والقضية الساكنة لا يلتقطها جدول.
- من يحضر المراجعة الأسبوعية؟
- الشريك المسؤول والمحامون. المساعد يحضر إن كان يدير التقويم، ولا يحضر لكتابة محضر؛ ما يُقرر يُسجل في النظام أثناء الاجتماع.
- المحامون متساوون في عدد القضايا، لكن أحدهم غارق. لماذا؟
- لأن العدد لا يقيس الثقل. اقرأ مع عدد القضايا عدد جلسات الشهر وعدد المهل خلال أسبوعين لكل محام. قضية في الاستئناف بمهلة قريبة تساوي خمس قضايا في الإخطار.
- ماذا أفعل بالقضية الساكنة؟
- سؤال واحد للمحامي: ما الذي ننتظره ومن من؟ إن كان الانتظار من المحكمة تُكتب ملاحظة بذلك وتاريخ متوقع، وإن كان منا تُنشأ مهمة بتاريخ.
من أين تأتي هذه الأرقام في قانون تك؟
عرض الأسبوع في التقويم يجمع جلسات المكتب ومهله في شاشة واحدة بالتاريخين. قائمة القضايا تُرشح بالمرحلة والمحامي، وقائمة المهام تُرشح بالمتأخر وبمن كُلف به. وصفحة التقارير تعرض القضايا النشطة والجديدة هذا الشهر والسنة، والمهام المعلقة والمتأخرة، ومعدل الإقفال ومتوسط المدة، والقضايا بحسب الحالة والنوع، والمهام بحسب الحالة والأولوية، وأداء الفريق، مع تصدير إلى CSV لمن يريد جدولًا. الشريك يرى ذلك كله، والمحامي يرى ما يخصه.
التقويم
حدث جديدجرب النظام كما سيستخدمه مكتبك.
نسخة تجريبية كاملة ببيانات افتراضية، تعمل في المتصفح الآن دون تسجيل ولا اجتماع. وإن أردت الحديث عن مكتبك، راسلنا.