قوالب مستندات المكتب: كيف تكتب عقد الأتعاب والمذكرة والخطاب مرة واحدة؟

ما الذي يجب أن يكون قالبًا؟

ما الذي ليس قالبًا: الوكالة

الوكالة الشرعية لا يكتبها المكتب في Word. يصدرها العميل من ناجز بنفسه، ويختار بنودها من قوائم جاهزة، ويحدد مدتها من شهر إلى خمس سنوات. ما يفعله المكتب هو أن يرسل للعميل البنود التي يجب اختيارها بالضبط، وبيانات المحامي الموكل، ثم يسجل رقم الوكالة وتاريخ انتهائها في ملف القضية، ويضع تذكيرًا قبل انتهائها بشهر. وكالة منتهية في يوم الجلسة مشكلة يصنعها النسيان لا القانون.

كيف تبني قالبًا جيدًا؟

1. 01

   ابدأ من آخر ثلاث نسخ

   اجمع آخر ثلاثة عقود كتبها المكتب، واحتفظ بما تكرر فيها كلها. ما اختلف هو الحقول، وما تكرر هو النص الثابت.

2. 02

   كل ما يتغير حقل

   الاسم، ورقم الهوية أو السجل، ورقم القضية، والمحكمة، والمبالغ بالأرقام والحروف، والتاريخ بالهجري والميلادي. ما يُكتب يدويًا مرتين سيُكتب خطأ مرة.

3. 03

   مطلوب واختياري

   حقل مطلوب يمنع التصدير قبل ملئه. اسم العميل مطلوب؛ وصف إضافي للخدمة اختياري.

4. 04

   مراجع واحد

   شريك واحد يعتمد النص الثابت، ولا يعدله أحد بعده إلا بإصدار جديد للقالب باسم وتاريخ.

5. 05

   اختبره على قضية حقيقية الشكل

   املأ القالب بعميل شركة وبعميل فرد وبمجموعة ورثة قبل اعتماده. الجمل التي تصلح لأحدهم تنكسر مع الآخر.

الأخطاء التي تتكرر في القوالب العربية

• التذكير والتأنيث والإفراد والجمع: «الطرف الثاني ويمثله» تنكسر إن كان الطرف شركة تمثلها مديرة أو ورثة. اجعل للحقل صيغًا، أو اكتب الجملة بصيغة محايدة.
• المبلغ بالأرقام دون الحروف. المبلغ في العقود يُكتب بهما معًا، ويجب أن يُملأ الاثنان من حقل واحد لا يدويًا.
• التاريخ محول يدويًا، فيأتي الهجري في العقد مخالفًا للميلادي في التوقيع.
• اسم العميل بلغة واحدة، ثم يُطلب المستند بالإنجليزية للعميل الأجنبي فيُعاد كل شيء.
• تنسيق المكتب يضيع عند التصدير: الترويسة والخط والهوامش يجب أن تكون في القالب لا في ملف كل محام.

قوائم المراجعة عند فتح القضية

القالب الثاني الذي يحتاجه المكتب ليس مستندًا بل قائمة: ما الذي يجب أن يحدث في أول أسبوع من كل قضية عمالية؟ فحص التعارض، وعقد الأتعاب، وطلب الوكالة، وجمع عقد العمل وكشوف الراتب، وقيد طلب التسوية الودية. إن كانت القائمة مكتوبة مرة لكل نوع قضية، صار فتح القضية إنشاء مهامها تلقائيًا، لا تذكرها.